Equipe E-Quitação · 2026-10-07
A qualidade de uma quitação anual depende dos documentos que a sustentam. Uma sessão bem conduzida com documentos faltando gera ressalvas, retrabalho e uma prova mais fraca.
Use este checklist para preparar cada colaborador antes da sessão. Ele foi pensado para RH, DP e escritórios de contabilidade.
1. Documentos do contrato
- Contrato de trabalho e aditivos, como mudança de função, jornada ou salário
- Ficha de registro do empregado
- Acordos de jornada: compensação, banco de horas, escala 12x36, se houver
- Acordos de teletrabalho, se houver
- Convenção ou acordo coletivo vigente em cada período
A convenção coletiva é essencial: ela define pisos, adicionais e regras que o cálculo precisa seguir.
2. Documentos da folha de pagamento
- Holerites de todos os meses do período
- Resumo anual de proventos e descontos por colaborador
- Memória de cálculo das verbas variáveis: horas extras, comissões, adicional noturno
- Recibos de férias, com o terço constitucional
- Recibos de 13º salário, primeira e segunda parcela
3. Documentos de jornada
- Espelhos de ponto de todos os meses
- Relatório do banco de horas: saldo inicial, compensações e saldo final
- Registros de horas extras autorizadas
- Atestados e justificativas de faltas
Horas extras e banco de horas pedem atenção especial. Veja como discriminar em horas extras e banco de horas na quitação anual.
4. Comprovantes de pagamento e recolhimento
- Comprovantes de crédito do salário em conta
- Extrato ou comprovantes de depósito do FGTS
- Comprovantes de pagamento de benefícios previstos na CCT, se houver
- Comprovantes de pagamento de diferenças acertadas antes da sessão
Lembre-se: só se quita o que foi pago. Diferenças devem ser pagas antes ou ficar como ressalva.
5. Documentos de adicionais e condições especiais
- Laudos de insalubridade ou periculosidade (LTCAT, PPP), se aplicável
- Registros de entrega de EPI, se aplicável
- Comprovantes de adicional noturno e de transferência, se houver
6. Para a própria sessão
- Agendamento confirmado com o sindicato da categoria
- Relação das parcelas por colaborador, mês a mês, pronta para conferência
- Forma de identificação do colaborador na sessão
- Modelo de termo e de ata revisados
- Definição de como as ressalvas e eventuais acordos serão registrados
Entenda o roteiro completo em como fazer a quitação anual, passo a passo.
Dicas de organização
- Uma pasta por colaborador e por ano. Facilita a conferência e o dossiê.
- Nomeie os arquivos pelo mês. Por exemplo:
2026-03-holerite.pdf,2026-03-ponto.pdf. - Confira antes, não durante. Divergências descobertas na sessão atrasam tudo e geram desconfiança.
- Guarde a versão final. Depois da sessão, o dossiê deve ficar protegido contra alteração, com ata, termo e comprovantes.
Perguntas frequentes
Quais documentos são indispensáveis?
Holerites, espelhos de ponto, comprovantes de pagamento e de FGTS e a convenção coletiva do período. Sem eles, fica difícil discriminar e comprovar as parcelas.
O colaborador precisa levar algum documento?
Ele precisa se identificar na sessão. Os documentos das verbas são de responsabilidade da empresa, que deve apresentá-los para a conferência.
Por quanto tempo devo guardar os documentos?
Pelo menos durante o prazo prescricional trabalhista, que é de cinco anos durante o contrato e até dois anos após o desligamento. Para o FGTS e para obrigações previdenciárias, verifique os prazos específicos com o seu contador.
Posso fazer a quitação com documentos digitais?
Sim. O importante é que sejam fiéis aos originais e que fique registrado o que foi apresentado ao colaborador.
Prefere não montar pastas e planilhas? Veja uma demonstração de como o E-Quitação organiza os documentos e a conferência de cada colaborador.