Equipe E-Quitação · 2026-07-14
Saber como fazer a quitação anual começa por entender que ela é um processo, não um formulário. O termo do art. 507-B da CLT só tem valor se as verbas estiverem corretas, se o sindicato dos empregados participar e se o trabalhador conferir e concordar livremente.
Este guia foi pensado para o RH e o departamento pessoal. Ele percorre as etapas em ordem, com checklists, para que a sessão no sindicato seja tranquila e o dossiê final seja sólido. Se você ainda está conhecendo o instituto, leia antes o guia completo da quitação anual.
Antes de começar, defina o escopo
Três decisões precisam ser tomadas antes de qualquer cálculo:
- Período de referência: quais doze meses o termo vai cobrir. O mais comum é o ano civil ou o ano contratual.
- Quem participa: todos os colaboradores, um setor piloto ou apenas quem manifestar interesse. Lembre que a adesão é voluntária.
- Modelo de termo: a redação deve ser validada pelo jurídico, com discriminação das parcelas e espaço para ressalvas.
Comece pequeno. Um piloto com um grupo reduzido ajuda a ajustar o processo antes de ampliar.
Passo 1, levantamento das verbas do ano
O ponto de partida é a folha de pagamento. Para cada colaborador, levante as parcelas pagas mês a mês no período.
O que normalmente entra
- salário-base;
- horas extras e seus adicionais;
- adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade, quando houver;
- comissões e prêmios;
- férias e o terço constitucional;
- 13º salário;
- depósitos de FGTS;
- benefícios previstos na convenção coletiva, como vale-alimentação ou auxílio-creche.
Cuidados nesta etapa
- Separe cada parcela por mês. A lei pede que o termo discrimine obrigações cumpridas mensalmente.
- Confira reflexos. Horas extras, por exemplo, costumam refletir em férias, 13º e FGTS.
- Registre a fonte de cada número (folha, ponto, sistema de comissões).
Veja a lista detalhada e como tratar divergências em verbas da quitação anual e ressalvas.
Passo 2, conferência com a convenção coletiva
A convenção coletiva (CCT) da categoria é a régua da conferência. Ela costuma definir pisos salariais, adicionais acima do mínimo legal, regras de banco de horas e benefícios.
Checklist da CCT
- O piso salarial da função foi respeitado em todos os meses?
- O reajuste da data-base foi aplicado no mês certo?
- Os percentuais de horas extras seguem a CCT, quando ela prevê valores maiores?
- Os benefícios convencionais foram concedidos?
- Há cláusula específica sobre a quitação anual ou sobre o procedimento no sindicato?
Se a empresa tem empregados de categorias diferentes, cada grupo segue a sua CCT e, em regra, o seu sindicato.
Passo 3, auditoria contábil
Antes de chegar ao trabalhador, os números devem passar por uma revisão contábil independente de quem montou a planilha. O objetivo é encontrar erros enquanto ainda é barato corrigi-los.
O contador deve verificar:
- se os valores batem com a folha e com as guias recolhidas;
- se as bases de cálculo e os reflexos estão corretos;
- se não há parcelas duplicadas ou faltando;
- se a memória de cálculo é clara o suficiente para ser explicada na sessão.
Se você é contador, veja como essa etapa se encaixa no seu trabalho na página para contadores.
Passo 4, auditoria jurídica
Depois do cálculo, o jurídico confere a aderência à lei e à CCT. Esta revisão também valida a redação do termo.
Pontos de atenção:
- o termo discrimina as parcelas, sem cláusulas genéricas de quitação geral;
- há campo para ressalvas;
- o procedimento garante a livre manifestação do trabalhador;
- o tratamento de dados e de eventual gravação está alinhado à LGPD.
Algumas questões não têm resposta pacífica, como a forma de registrar um acordo sobre verba contestada dentro do próprio termo. Nesses casos, a orientação de um advogado trabalhista é indispensável.
Passo 5, agendamento no sindicato
O art. 507-B exige que o termo seja firmado perante o sindicato dos empregados da categoria. Por isso, a agenda precisa ser combinada com ele.
Como organizar a agenda
- Entre em contato com antecedência e alinhe o procedimento adotado pelo sindicato.
- Reserve horários por colaborador. Uma sessão apressada é um risco.
- Informe ao sindicato quantos trabalhadores e quais períodos serão tratados.
- Confirme se a sessão será presencial ou por videochamada.
Comunique o colaborador
O trabalhador deve saber, antes da sessão, o que vai acontecer. Envie uma explicação simples: o que é a quitação anual, que ela é voluntária, que ele pode contestar qualquer verba e que terá um momento a sós com o sindicato.
Passo 6, a sessão de quitação
A sessão é conduzida pelo sindicato. A empresa participa, mas não deve dominar a conversa. Uma sequência recomendada:
- Abertura: registro dos presentes e do horário. Se houver gravação, ela começa aqui.
- Momento reservado: o representante da empresa sai. O trabalhador declara, a sós com o sindicato, se participa por livre vontade.
- Conferência verba a verba: o trabalhador vê cada parcela, mês a mês, e marca se confere ou se contesta, explicando o motivo.
- Tratamento das contestações: a verba contestada pode ser objeto de acordo ou ficar fora da quitação, como ressalva.
- Encerramento: lavratura da ata e assinaturas.
No E-Quitação, a conferência é feita pelo próprio colaborador no celular dele, depois de se identificar com link pessoal, CPF, data de nascimento e um código enviado ao e-mail. Se ele relatar pressão, a quitação é interrompida.
Para entender por que cada detalhe importa, leia como provar que não houve coação na quitação.
Se houver acordo sobre verba contestada
Imagine, como exemplo fictício, que o colaborador conteste R$ 450,00 de horas extras de março. Empresa e trabalhador podem chegar a um acordo sobre o valor. O ideal é registrar a verba, o valor, a forma e o prazo de pagamento, e só emitir o termo depois que o pagamento for comprovado e confirmado pelo trabalhador.
Se não houver acordo, a verba fica fora da quitação, como ressalva expressa.
Passo 7, documentos da quitação
Ao final, o processo deve gerar um conjunto de documentos coerente:
- Ata da sessão: presentes, horários, declaração de livre vontade, conferência, contestações, acordos e ressalvas.
- Termo de quitação: somente as parcelas discriminadas e aceitas, com as ressalvas.
- Comprovantes de pagamento de acordos, quando houver.
- Memória de cálculo e pareceres das auditorias.
As assinaturas podem ser eletrônicas, desde que seja possível demonstrar quem assinou e que o documento não mudou depois. O tema está em assinatura eletrônica na quitação trabalhista.
Passo 8, guarda e organização do dossiê
Um termo bem feito perde força se não puder ser encontrado e comprovado anos depois. Organize um dossiê por colaborador e por período.
O que guardar
- todos os documentos do passo 7;
- registros da conferência feita pelo trabalhador;
- gravação da sessão, se houver, com algum meio de provar que ela não foi editada;
- histórico de eventos, com datas e responsáveis.
Por quanto tempo
O prazo de guarda costuma ser pensado a partir da prescrição trabalhista: cinco anos durante o contrato, até o limite de dois anos após o seu fim (art. 7º, XXIX, da Constituição). A definição exata deve considerar também a LGPD e outras obrigações legais. Veja LGPD na quitação anual.
Erros comuns que vale evitar
- Termo genérico, sem discriminação mês a mês.
- Sessão apressada, sem tempo para leitura e perguntas.
- Empresa presente o tempo todo, sem momento reservado.
- Verba contestada "quitada" mesmo assim, sem acordo nem ressalva.
- Documentos soltos, sem ligação entre ata, termo e comprovantes.
- Pressão por adesão, com metas ou ameaças veladas.
Como fazer a quitação anual, resumo em uma lista
- Defina período, participantes e modelo de termo.
- Levante as verbas mês a mês.
- Confira com a CCT.
- Passe pela auditoria contábil.
- Passe pela auditoria jurídica.
- Agende com o sindicato e comunique o colaborador.
- Conduza a sessão com momento reservado e conferência pelo trabalhador.
- Emita ata e termo, trate acordos e ressalvas.
- Guarde o dossiê com segurança.
Quer ver essas etapas funcionando em um sistema, com auditorias, agenda do sindicato e documentos com validação pública? Veja como funciona o E-Quitação ou conheça a página para empresas.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para fazer a quitação anual?
Depende do número de colaboradores e da organização da folha. A etapa que mais consome tempo costuma ser o levantamento e a revisão das verbas, não a sessão em si.
Preciso fazer a quitação anual de todos os empregados?
Não. A quitação é voluntária para os dois lados. Muitas empresas começam com um grupo piloto.
Quem conduz a sessão de quitação?
O sindicato dos empregados da categoria, perante o qual o termo é firmado. A empresa participa, mas deve sair durante o momento reservado.
O que acontece se o colaborador contestar uma verba?
A verba pode ser objeto de acordo entre empresa e trabalhador ou ficar fora da quitação, registrada como ressalva. Ela não deve ser quitada sem acordo.
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado trabalhista.